AMIS.VN-Kế toán là phần mềm đáp ứng tốt cho các doanh nghiệp có nhiều công ty con, văn phòng đại diện, chi nhánh,... "Dữ liệu được tạo và quản lý trên Cloud. Còn việc nhập liệu, hạch toán và in chứng từ, báo cáo sẽ được thực hiện trên nền tảng Desktop".

Mô hình triển khai

Đơn vị không có chi nhánh

Với đơn vị không có chi nhánh, mô hình triển khai thường sẽ là một máy chủ kèm một hoặc nhiều máy trạm. Khi đó việc triển khai sẽ được thực hiện theo các bước như sau: Bước 1: Đăng ký sử dụng AMIS.VN Bước 2: Tạo dữ liệu kế toán trên Cloud Bước 3: Cài đặt máy chủ và kết nối dữ liệu lên Cloud Bước 4: Cài đặt máy trạm và kết nối dữ liệu với máy chủ Bước 5: Phân quyền sử dụng trên AMIS.VN-Kế toán Bước 6: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh trên phần mềm Lưu ý: Máy tính được sử dụng làm máy chủ có thể là máy của Kế toán trưởng hoặc là một máy tính riêng chỉ dùng để lưu trữ dữ liệu. Trong một số đơn vị máy tính của kế toán trưởng có thể vừa đóng vai trò là máy chủ, vừa đóng vai trò là máy trạm.

Đơn vị có chi nhánh

Với đơn vị có nhiều chi nhánh, văn phòng, công ty con,... mô hình triển khai sẽ gồm nhiều máy chủ kết nối với dữ liệu trên Cloud, trong đó mỗi chi nhánh/văn phòng/công ty con sẽ là một hệ thống với một máy chủ và nhiều máy trạm cùng kết nối tới để làm việc. Khi đó việc triển khai được thực hiện như sau: Tại Tổng công ty: Bước 1: Đăng ký sử dụng AMIS.VN Bước 2: Tạo dữ liệu kế toán trên Cloud Bước 3: Cài đặt máy chủ và kết nối dữ liệu lên Cloud Bước 4: Cài đặt máy trạm và kết nối dữ liệu với máy chủ Bước 5: Phân quyền cho Kế toán trưởng và kế toán viên tại các văn phòng, chi nhánh, công ty con (Xem hướng dẫn tại mục 2.1 và bước 1, mục 2.2) Bước 6: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh trên phần mềm Tại chi nhánh/cửa hàng/công ty con: Bước 1: Cài đặt máy chủ và kết nối dữ liệu lên Cloud Bước 2: Cài đặt máy trạm và kết nối dữ liệu với máy chủ Bước 3: Phân quyền cho nhân viên kế toán đảm nhiệm các vai trò cụ thể  (Xem hướng dẫn tại bước 2, mục 2.2) Bước 4: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh trên phần mềm Lưu ý:  Máy tính được sử dụng làm máy chủ có thể là máy của Kế toán trưởng hoặc là một máy tính riêng chỉ dùng để lưu trữ dữ liệu. Trong một số đơn vị máy tính của kế toán trưởng có thể vừa đóng vai trò là máy chủ, vừa đóng vai trò là máy trạm.

Đơn vị có kế toán muốn làm việc tại nhà hoặc làm việc trên máy tính xách tay

Đơn vị có kế toán muốn làm việc tại nhà hoặc làm việc trên máy tính xách tay cũng thực hiện các bước triển khai theo 1 trong 2 trường hợp (Đơn vị không có chi nhánh hoặc Đơn vị có chi nhánh) đã hướng dẫn ở trên: Ngoài ra, trên máy tính tại nhà hoặc máy tính xách tay cần thực hiện các bước sau: Bước 1: Cài đặt máy chủ và kết nối dữ liệu lên Cloud Bước 2: Cài đặt máy trạm và kết nối dữ liệu với máy chủ Bước 3: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh trên phần mềm Lưu ý: Các máy tính xách tay sử dụng chung một mạng internet thì chỉ cần thiết lập 1 hệ thống máy chủ.

Đơn vị sử dụng hai dữ liệu Thuế và Nội bộ riêng

Với các đơn vị có nhu cầu quản lý hai dữ liệu Thuế và Nội bộ riêng biệt, việc triển khai sẽ được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Đăng ký sử dụng phần mềm AMIS.VN. (Xem hướng dẫn tại đây) Bước 2: Tạo hai dữ liệu kế toán Thuế và Nội bộ riêng trên Cloud. (Xem hướng dẫn tại đây) Bước 3: Cài đặt máy chủ quản lý dữ liệu Thuế và kết nối với dữ liệu lên Cloud. (Xem hướng dẫn tại đây) Bước 4: Cài đặt máy chủ quản lý dữ liệu Nội bộ và kết nối dữ liệu lên Cloud. (Xem hướng dẫn tại đây) Lưu ý: Khi thực hiện kết nối từ máy chủ lên dữ liệu trên Cloud, máy chủ quản lý dữ liệu nào sẽ chọn chính xác dữ liệu đó trên Cloud Bước 5: Cài đặt phần mềm cho máy trạm và kết nối dữ liệu với máy chủ để làm việc (Xem hướng dẫn tại đây) Lưu ý: Máy trạm muốn nhập chứng từ cho dữ liệu nào sẽ thực hiện kết nối với máy chủ quản lý dữ liệu đó. Máy trạm kết nối với dữ liệu Thuế. Máy trạm kết nối với dữ liệu Nội bộ.

Đơn vị làm dịch vụ kế toán

Đối với đơn vị làm dịch vụ kế toán, 1 người cần làm việc với nhiều dữ liệu khách hàng nhưng tại một thời điểm chương trình chỉ hỗ trợ kết nối và làm việc với một máy chủ. Vì vậy, đối với các đơn vị/kế toán làm dịch vụ kế toán thuê cần làm việc với nhiều dữ liệu của khách hàng, thì cần thực hiện làm việc tuần tự với từng dữ liệu một. => Sau khi hoàn thành xong dữ liệu của khách hàng này sẽ thực hiện kết nối tới dữ liệu của khách hàng khác để làm việc tiếp. Chi tiết các bước triển khai: Bước 1: Đăng ký sử dụng phần mềm AMIS.VN. (Xem hướng dẫn tại đây) Bước 2: Tạo các dữ liệu kế toán trên Cloud tương ứng với các dữ liệu của khách hàng. (Xem hướng dẫn tại đây) Bước 3: Cài đặt máy chủ và kết nối với dữ liệu lên Cloud. (Xem hướng dẫn tại đây) Bước 4: Cài đặt  máy trạm và kết nối dữ liệu với máy chủ. (Xem hướng dẫn tại đây) Lưu ý: Tùy thuộc vào số lượng máy tính làm việc, đơn vị có thể bố trí 1 máy chủ quản lý tất cả các dữ liệu của khách hàng hay nhiều máy chủ, mỗi máy quản lý một số dữ liệu của khách hàng. Khi đó các máy trạm muốn làm việc với dữ liệu khách hàng nào thì cần thực hiện kết nối với máy chủ quản lý dữ liệu đó. Ngoài ra, tại một thời điểm mỗi máy chủ chỉ có thể kết nối đến 1 dữ liệu của khách hàng. Vì vậy, sau khi hoàn thành xong dữ liệu của khách hàng này máy chủ sẽ thực hiện kết nối tới dữ liệu của khách hàng khác để làm việc tiếp. Trước khi thực hiện kết nối sang dữ liệu khác, cần đảm bảo tất cả chứng từ đều đã được đồng bộ lên Cloud để tránh bị mất dữ liệu. Tìm hiểu thông tin về đồng bộ dữ liệu tại đây. Sau khi kết nối sang dữ liệu của khách hàng mới: Nếu kế toán chỉ có nhu cầu nhập bổ sung thêm chứng từ, không có nhu cầu xem lại các chứng từ đã nhập trước đó thì chỉ cần vào các phân hệ có phát sinh nghiệp vụ để lập chứng từ. Nếu kế toán vừa có nhu cầu nhập bổ sung chứng từ, vừa có nhu cầu xem lại các chứng từ đã nhập thì cần phải thực hiện chức năng Tải chứng từ để lấy thông tin các chứng từ đã nhập trước đó từ Cloud về.

Lưu ý: Với các máy trạm sau khi kết nối và đăng nhập thành công vào máy chủ:

• Nếu chỉ có nhu cầu nhập các chứng từ phát sinh mới mà không có nhu cầu xem lại các chứng từ cũ đã nhập thì sẽ lập chứng từ theo thực tế phát sinh trên các phân hệ.
• Nếu vừa có nhu cầu nhập các chứng từ mới, lại vừa có nhu cầu xem lại các chứng từ cũ đã nhập, thì thực hiện chức năng Tải chứng từ để có thể lấy các chứng từ mới nhất từ Cloud về.

Phương thức làm việc

Ứng dụng AMIS.VN-Kế toán được triển khai theo phương thức làm việc online, áp dụng đối với các đơn vị sử dụng mạng Internet để làm việc. Khi đó

• Các máy chủ tại đơn vị sẽ kết nối trực tiếp với máy chủ của MISA (là nơi lưu dữ liệu gốc) trên Cloud thông qua mạng Internet.
  
• Chứng từ được nhập liệu trên các máy trạm sẽ kết nối với từng máy chủ tại đơn vị và được đồng bộ lên máy chủ MISA để lưu trữ dữ liệu. Sau đó, từ máy chủ MISA sẽ đồng bộ ngược lại tới các máy chủ khác tại đơn vị.

Phương thức làm việc này sẽ cho phép:

• Nhiều kế toán cùng làm việc ở mọi lúc, mọi nơi với cùng một dữ liệu kế toán.
• Quản lý được dữ liệu theo nhiều sổ và năm tài chính khác nhau.
• Tốc độ xử lý chứng từ nhanh chóng.
• Dù ở bất cứ đâu cũng luôn xem được số liệu thống kê báo cáo mới nhất.
• Thực hiện nhập liệu hoàn toàn bằng bàn phím và hỗ trợ các phím tắt để đẩy nhanh tốc độ nhập liệu chứng từ.
  
• ...

Ngoài ra, trong trường hợp đơn vị bất chợt bị mất mạng Internet hoặc bị ngắt mạng trong một thời gian, kế toán viên vẫn có thể lập và in chứng từ bình thường. Khi nào có lại mạng Internet, kế toán viên chỉ cần thực hiện chức năng Đồng bộ dữ liệu để đẩy các chứng từ đã lập trong thời gian mất mạng lên Cloud và thực hiện tải các chứng từ mới nhất về. (Xem hướng dẫn cách đồng bộ dữ liệu lên Cloud và tải chứng từ về khi có lại mạng Internet tại đây).
=> Xem thêm: Một số tình huống sẽ phát sinh và cách thức xử lý trong trường hợp mất mạng internet tạm thời