Phần mềm AMIS.VN cho phép doanh nghiệp quản lý nhiều mảng nghiệp vụ như: Kế toán, Bán hàng, Nhân sự, Truyền thông, Văn thư, Hành chính... và mỗi mảng nghiệp vụ thông thường sẽ do một phòng ban/bộ phận trong doanh nghiệp phụ trách. Vì vậy, để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng phần mềm, trên phần mềm có đưa ra thuật ngữ Vai trò - dùng để chỉ một hoặc một nhóm người có các quyền hạn tương đương nhau trên từng ứng dụng con (mỗi ứng dụng con quản lý một mảng nghiệp vụ).
Hiện tại đối với mỗi doanh nghiệp sau khi đăng ký sử dụng phần mềm xong, hệ thống sẽ ngầm định mang theo 20 vai trò - là các vai trò người dùng không thể Sửa, Xóa.

Với các vai trò trên, người dùng sẽ có các quyền hạn như sau:

• Quản trị toàn hệ thống - vai trò có quyền to nhất của hệ thống AMIS.VN, được phép thực hiện tất cả các chức năng trên các ứng dụng con.
  
• Quản trị người dùng - vai trò được sử dụng chỉ để thực hiện được chức năng phân quyền đăng nhập vào các ứng dụng con của hệ thống AMIS.VN, mà không thể đăng nhập vào các ứng dụng con
• Quản trị ứng dụng Kế toán - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Kế toán
• Quản trị ứng dụng Bán hàng - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Bán hàng
• Quản trị ứng dụng Nhân sự - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Nhân sự
• Quản trị ứng dụng Tin tức - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Tin tức
• Quản trị ứng dụng Tài sản - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Tài sản
• Quản trị ứng dụng Công việc - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Công việc
• Quản trị ứng dụng Văn thư - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Văn thư
• Quản trị ứng dụng Sáng kiến - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Sáng kiến
• Quản trị ứng dụng Tài liệu - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Tài liệu
• Quản trị ứng dụng quản lý file - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Download
• Quản trị ứng dụng Kho ảnh - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Kho ảnh
• Quản trị ứng dụng Kho phim - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Kho phim
• Quản trị ứng dụng Tri thức - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Tri thức
• Quản trị ứng dụng website - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Website
  
• Kê khai thuế qua mạng - vai trò được phép thực hiện tất cả các chức năng trên ứng dụng Kê khai thuế
• Tra cứu danh bạ - vai trò được phép tra cứu thông tin liên hệ của nhân viên trên ứng dụng Danh bạ
  
• Nhân viên: là vai trò khi đăng nhập vào một số ứng dụng sẽ chỉ được phép thực hiện một số chức năng như:
  • Thực hiện các chức năng trên trang Wall (ngoại trừ chức năng Thiết lập hệ thống, Quản trị ứng dụng và Quản lý cấu hình website).
  • Xem và bình luận về các bài viết/thông tin trên ứng dụng Tin tức, Website doanh nghiệp, Tri thức, Văn thư, Tài liệu, Sáng kiến, Kho ảnh, Kho phim.
    
  • Tra cứu thông tin nhân viên trên Danh bạ
  • Giao việc cho nhân viên khác trên ứng dụng Công việc
    
  • Download dữ liệu về máy tính cá nhân trên ứng dụng Download
• Nhân viên kế toán - là vai trò được phép thực hiện các chức năng trên ứng dụng Kế toán (ngoại trừ chức năng: Phân quyền, tạo dữ liệu kế toán, chuyển đổi dữ liệu)
  
• HR - là vai trò được phép thực hiện các chức năng trên ứng dụng Nhân sự (ngoại trừ chức năng Phân quyền trên ứng dụng)
• Nhân viên kinh doanh - là vai trò được phép thực hiện các chức năng trên ứng dụng Bán hàng (ngoại trừ chức năng Phân quyền trên ứng dụng)
• Duyệt tin bài của người dùng khác - là vai trò được phê duyệt các bài viết trong ứng dụng Tin tức
  
• Xem báo cáo thống kê hệ thống AMIS - là vai trò xem báo cáo thống kê trên trang wall của hệ thống AMIS.VN
  Lưu ý: Trước khi thực hiện Phân quyền, cần thiết lập danh mục cơ cấu tổ chức của công ty.

Việc thực hiện phân quyền trên phần mềm AMIS.VN được thực hiện theo hai cấp.

• Cấp thứ 1: Phân quyền cho phép người dùng có toàn quyền trên từng ứng dụng con (mảng nghiệp vụ chi tiết) của phần mềm:

Việc phân quyền tại cấp thứ nhất sẽ giúp xác định xem người dùng nào có vai trò toàn quyền trên ứng dụng nào và được thực hiện bởi người dùng có vai trò Quản trị hệ thống hoặc Quản trị người dùng.
Để phân quyền người dùng nhấn chọn biểu tượng (gần thông tin tài khoản người dùng), chọn phần quản lý Phân quyền truy cập sau đó thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Khai báo các nhân viên được phân quyền quản lý từng ứng dụng con
  • Chọn phần quản lý Nhân viên:

 

• Khai báo thông tin nhân viên, sau đó nhấn Tiếp tục:

• Thực hiện phân quyền vai trò và thiết lập các chính sách truy cập (nếu có), sau đó nhấn Tiếp tục:

 

• Nhấn Hoàn thành để kết thúc việc khai báo mới một nhân viên
  

Lưu ý:  1. Nếu tích chọn Được phép upload file hệ thống sẽ cho phép nhân viên được tải các tài liệu trên các ứng dụng: Tin tức, Công việc, Tài liệu và Tri thức.
         2. Nhân viên sau khi được khai báo sẽ luôn có vai trò mặc định là Nhân viên và không thể xoá được vai trò này. Đồng thời thông tin của nhân viên cũng được tự động lấy sang phân hệ Hồ sơ trên ứng dụng AMIS.VN-Nhân sự.

• Bước 2: Kích hoạt tài khoản cho nhân viên

• Trường hợp khi khai báo nhân viên có nhập thông tin Email cơ quan, người dùng nên lựa chọn cơ chế Sinh mật khẩu ngẫu nhiên => hệ thống sẽ tự động gửi thư thông báo tài khoản và mật khẩu đăng nhập về địa chỉ email cho nhân viên.
• Trường hợp khi khai báo nhân viên không nhập Email cơ quan, người dùng sẽ lựa chọn cơ chế Tự nhập mật khẩu => sau khi thiết lập xong mật khẩu đăng nhập cho nhân viên, người dùng sẽ báo thông tin tài khoản và mật khẩu cho nhân viên theo hình thức nào đó như: nói trực tiếp, gửi qua chat...

Lưu ý: Nếu nhân viên quên mật khẩu đăng nhập, có thể xử lý theo một trong hai tình huống sau:
         - Trường hợp quên mật khẩu và không sử dụng chức năng Quên mật khẩu tại màn hình đăng nhập => người dùng nhấn chuột phải và chọn chức năng Tạo lại mật khẩu.
         - Trường hợp khi khai báo nhân viên không khai báo địa chỉ email cơ quan để hệ thống tự động gửi thư thông báo mật khẩu mới => người dùng nhấn chuột phải và chọn chức năng Thiết lập mật khẩu.

Sau khi thực hiện phân quyền xong, người dùng có thể tra cứu, tìm kiếm xem một nhân viên đang quản lý ứng dụng nào và có vai trò gì

• Cấp thứ 2: Phân quyền cho phép người dùng thực hiện một số thao tác trên từng ứng dụng con

Việc phân quyền tại cấp thứ hai sẽ cho phép tạo ra các vai trò mới trên từng ứng dụng (mảng nghiệp vụ chi tiết) và các vai trò đó sẽ được phân quyền thực hiện một hoặc một vài chức năng cụ thể của ứng dụng.

Lưu ý: Riêng với ứng dụng AMIS.VN-Kế toán để phân quyền cho nhân viên đảm nhiệm các vai trò cụ thể trên ứng dụng này, trước tiên nhân viên đó phải được phân quyền đảm nhiệm vai trò Nhân viên Kế toán trên hệ thống AMIS.VN bởi người Quản trị hệ thống, sau đó người Quản trị ứng dụng kế toán mới tiếp tục thực hiện phân quyền cho nhân viên này đảm nhiệm các vai trò cụ thể trên ứng dụng AMIS.VN-Kế toán như: kế toán bán hàng, kế toán thuế...

Việc phân quyền sẽ được thực hiện bởi người dùng có vai trò Quản trị ứng dụng... đã được phân quyền ở cấp thứ nhất và được thực hiện sau khi đã đăng nhập vào từng ứng dụng con. Cụ thể:

• Phân quyền sử dụng trên ứng dụng Kế toán
• Phân quyền sử dụng trên ứng dụng Bán hàng
• Phân quyền sử dụng trên ứng dụng Nhân sự
• Phân quyền sử dụng trên ứng dụng Tin tức
• Phân quyền sử dụng trên ứng dụng Văn thư
• Phân quyền sử dụng trên ứng dụng Tài liệu
• Phân quyền sử dụng trên ứng dụng Sáng kiến
• Phân quyền sử dụng trên ứng dụng Tri thức
• Phân quyền sử dụng trên ứng dụng Download
• Phân quyền sử dụng trên ứng dụng Kho ảnh
• Phân quyền sử dụng trên ứng dụng Kho phim